ここまで読んでくれた人は、
デイリーガントチャートをどう使えばいいのか、大体イメージができてきたと思う。
でも、必ず覚えておいて欲しいことが一つあって、
どれだけ上手に予定を組んでも、
現実は100%その通りにはいかないってこと。
「予定は崩れるもの」
これを前提にできるかどうかで、ガントチャートが続くかどうかが決まる。
そこでめちゃくちゃ大事なのが、今日のテーマ、
「バッファ（余白）」
1日の中に自然にバッファを仕込む
バッファっていうと、
「丸1日予定を空けておく」
とかをイメージする人が多いと思う。
でも実際、僕はそんな日は作ってない。
僕の場合は、1日の中でバッファを作る。
例えば、1日8時間くらい仕事ができるとしても、
ガントチャートには6時間分くらいしかタスクを入れない。
残りの2時間を、あえて予定を詰めない「バッファ」として空けておく。
これがシンプルだけど、めちゃくちゃ効く。
予定通り進めば、翌日分を前倒し、ズレたら、バッファで吸収
で、この2時間のバッファがどうなるかというと、
予定通りに6時間分のタスクを終えられたら、
このバッファ部分で翌日のタスクを先取りする。
「じゃあ、明日の●を今日のうちにやっとくか」
みたいな感じで、予定をどんどん前倒ししていく。
これができると、翌日がさらに楽になるし、
その分また別のバッファが自然に生まれる。
結果的に、常に予定に余裕がある状態をキープできる。
逆に、予定通りに進まなかった日は、
この2時間のバッファを使って当日分をやり切る。
例えば、記事を書くのに時間がかかりすぎたり、
急に子どもの用事が入って1時間飛んだりした時も、
「まぁ2時間バッファあるし、それでやりきればOK」
ってなる。
これだけで、予定がズレても焦らずに済む。
バッファを使い切ったら、ガントチャートを動かす
でもそれでも間に合わない日ももちろんある。
例えば、バッファまで食いつぶしてもタスクが終わらなかった日。
そんなときはどうするか？
次の日以降のデイリーガントチャートを見直して、●を動かす。
「じゃあこれは明日に回そう」
「代わりに、明日のこのタスクは明後日にずらそう」
こんな感じで、チャートを生き物のように毎日動かしていく。
これが僕の中での「ガントチャートを運用する」っていう感覚。
ちなみに、僕の場合は土日は基本的にあまり仕事を入れない。
土日は家族タイムだったり、そもそも稼働できない日として空けてる。
これはバッファというより、
「そもそも動かない日」
としてガントチャート上でもブロックしてる。
週単位で見ると、これが自然なリズムになって、
平日のガントチャートを回すモチベーションにもつながってる。
こうやって、
・1日の中に自然にバッファを作る
・予定通り進めば翌日を前倒し
・ズレたらまずバッファで吸収
・それでもダメなら翌日以降のチャートを動かす
っていうサイクルができてると、本当にストレスが減る。
「予定通り進まなかった…もうムリ…」
って心が折れる瞬間がほぼなくなる。
むしろ、予定はズレるものだから、
それをバッファで調整したり、チャートを動かして整えていくのが当たり前になる。
これが続けるための最大のコツだと思ってる。
次回は「いつ更新する？」の話
デイリーガントチャートは、予定をただ詰め込むツールじゃない。
予定がズレるのは当たり前。
だから、予定の中に「調整できる余裕＝バッファ」を持たせる。
これがあるだけで、ガントチャートは何倍も続くし、
なにより心がめちゃくちゃ楽になる。
さて、こんな風に、
「細かくしすぎない」
「バッファを持たせる」
「チャートを動かして調整する」
ってやってきたけど、
実はこれをいつやるかによっても、続きやすさは全然変わってくる。
朝にガントチャートを更新する人もいれば、夜にやる人もいる。
次回はそこをじっくり話していこうと思うので、
「自分はどっち派なんや？」って想像しながら次の記事も読んで！
